AJ Designs Nederland · AJDN
Privacybeleid
Hier lees je welke persoonsgegevens AJDN verwerkt voor aanvragen, productie, de AJDN App, webshopkoppelingen, fulfilment en websitegebruik — en welke keuzes en rechten je hebt.
Kort samengevat: AJDN gebruikt gegevens om vragen te beantwoorden, offertes en orders uit te voeren, producten te maken en te verzenden, samenwerkingen te beheren en de website veilig en — na de vereiste keuze — meetbaar te maken. AJDN verkoopt geen persoonsgegevens en gebruikt bestanden niet automatisch in de OpenAI-koppeling.
1. Wie is verantwoordelijk?
De verwerkingsverantwoordelijke is AJ Designs Nederland, handelend onder de naam AJDN, een eenmanszaak aan Brouwerstraat 34, 2984 AR Ridderkerk. KvK: 24393594. Btw-id: NL001808720B36.
Privacyvragen of verzoeken: info@ajdn.com. Telefoon: +31 85 130 46 14. AJDN heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat daarvoor op basis van de huidige bedrijfsactiviteiten geen wettelijke verplichting is vastgesteld.
Dit beleid geldt voor ajdn.com, ajdn.nl, ajdnagency.com, de AJDN App op app.ajdn.com (ai.ajdn.nl), aanvragen en offertes, productie, showroomcontact, on-demanddiensten, fulfilment, dropshipping en de bijbehorende zakelijke communicatie.
2. Welke persoonsgegevens verwerkt AJDN?
- Identiteit en contact: naam, bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mail, telefoon, adres, KvK- en btw-gegevens.
- Aanvraag en order: gewenste dienst, artikelen, maten, aantallen, planning, offerte-, bestel-, factuur-, betaal-, verzend- en retourgegevens.
- Productie: logo’s, ontwerpen, mock-ups, namen, rugnummers, SKU’s, productvarianten, borduur- en drukbestanden en technische productie-informatie. Een bestand kan persoonsgegevens bevatten als de klant die erin verwerkt.
- Webshop en fulfilment: ordernummer, ontvanger, bezorgadres, producten, varianten, personalisaties, orderstatus, tracking en retourinformatie.
- AJDN App: account-, profiel- en bedrijfsgegevens, gesprekken, aanvragen, offertes, orders, afspraken en door de gebruiker toegevoegde bestanden.
- Communicatie: e-mail, telefoonnotities, WhatsApp-berichten over aanvragen/orders en contact met medewerkers in de AJDN App.
- Website en beveiliging: IP-adres, browser-/apparaatinformatie, taalvoorkeur, beveiligingssignalen, loggegevens en — als toestemming is gegeven — statistische en advertentiegegevens.
AJDN vraagt niet om bijzondere persoonsgegevens. Verstuur geen medische informatie, identiteitsdocumenten, wachtwoorden of andere gevoelige gegevens tenzij AJDN daar om een aantoonbaar noodzakelijke en beveiligde reden uitdrukkelijk om vraagt.
3. Doelen en rechtsgronden
| Doel | Voorbeelden | Grondslag |
|---|---|---|
| Een aanvraag behandelen en een offerte opstellen | Contact, technische bestandscontrole, prijs en planning | Stappen vóór een overeenkomst; bij zakelijke contactpersonen tevens gerechtvaardigd belang |
| Een overeenkomst uitvoeren | Productie, personalisatie, verzending, on-demand, fulfilment, retouren en service | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturatie en administratie | Facturen, betalingen, debiteurenbeheer en fiscale administratie | Overeenkomst en wettelijke verplichting |
| Account en samenwerking beheren | AJDN App, klantserver, afspraken, herhaalorders en productiehistorie | Overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij goede klant- en productievoering |
| Veiligheid, misbruikpreventie en bewijs | Login-, formulier-, server- en fraudesignalen; klachten en geschillen | Gerechtvaardigd belang en waar nodig wettelijke verplichting |
| Websiteanalyse | Google Analytics | Toestemming waar die wettelijk vereist is |
| Communicatie over een aanvraag, order of bestaande samenwerking | Status, praktische informatie, service en relevante vervolgstappen | Overeenkomst of gerechtvaardigd belang; geen losse ongevraagde nieuwsbriefroute |
Wanneer AJDN zich op gerechtvaardigd belang baseert, weegt AJDN het bedrijfsbelang af tegen de privacy-impact en beperkt AJDN de gegevens tot wat daarvoor nodig is. Toestemming kan altijd voor de toekomst worden ingetrokken.
4. Formulieren, communicatie en productiebestanden
De formulieren op ajdn.com gebruiken Contact Form 7 en bewaren een kopie van je aanvraag in WordPress via Flamingo. De aanvraag wordt ook naar info@ajdn.com gestuurd. Productie- en ontwerpbestanden worden per e-mail of via het beveiligde klantaccount aangeleverd, niet via WhatsApp.
WhatsApp wordt uitsluitend gebruikt om vragen over aanvragen, orders en bestaande samenwerkingen te beantwoorden. Gebruik e-mail of het beveiligde account voor bestanden. Wanneer een klant een webshopkoppeling laat installeren, geeft die klant tijdelijk de noodzakelijke beheerrechten. AJDN verwijdert of laat die toegang na installatie intrekken.
Bij fulfilment of dropshipping kan AJDN gegevens ontvangen van de webshop van de zakelijke klant. Afhankelijk van de afspraken kan AJDN voor bepaalde logistieke gegevens als verwerker namens de webshopklant handelen. De webshopklant blijft verantwoordelijk voor de eigen privacy-informatie aan eindklanten.
5. AJDN AI-specialisten en OpenAI
De AJDN App gebruikt OpenAI om antwoorden te genereren. Wanneer een gebruiker een vraag of prompt verstuurt, worden de tekst en relevante, goedgekeurde AJDN-kennis via de OpenAI API verwerkt. De API-sleutel blijft op de AJDN-server. Bestanden die een gebruiker aan AJDN toevoegt worden niet automatisch naar OpenAI meegestuurd.
OpenAI kan API-invoer en uitvoer volgens de toepasselijke API-voorwaarden beperkt verwerken en bewaren voor beveiliging en misbruikpreventie. Volgens de standaard API-documentatie gebruikt OpenAI API-data niet voor modeltraining, tenzij de API-klant daar uitdrukkelijk voor kiest. AJDN beperkt de doorgifte tot wat nodig is voor het antwoord.
Voer geen wachtwoorden, bijzondere persoonsgegevens, bedrijfsgeheimen of andere onnodig vertrouwelijke informatie in een AI-gesprek in. Een AI-antwoord kan onjuist of onvolledig zijn. Voor prijzen, deadlines, offertes, orderwijzigingen of bindende afspraken is bevestiging door een AJDN-medewerker nodig.
6. Met wie kunnen gegevens worden gedeeld?
AJDN deelt gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de genoemde doelen, op grond van een wettelijke verplichting of met toestemming. Categorieën en gebruikte aanbieders omvatten:
- hosting en e-mail: de AJDN VPS bij Netcup; Vimexx voor de bestaande mailroutes van de oude domeinen;
- eigen bestandsopslag: QNAP AJDN, beheerd door AJDN;
- boekhouding en facturatie: E-Boekhouden;
- betaling: Mollie;
- verzending en orderlogistiek: onder meer DHL, waar nodig PostNL, en technische verzend-/koppelservices zoals Sendcloud;
- webshopkoppelingen: onder meer WooCommerce en Shopify, afhankelijk van de omgeving van de klant;
- AI-antwoorden: OpenAI;
- websiteanalyse na toestemming voor statistieken: Google Analytics;
- productie- en materiaalleveranciers: uitsluitend wat nodig is om de order uit te voeren;
- professionele adviseurs en bevoegde autoriteiten: wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is.
AJDN verkoopt geen persoonsgegevens. Waar AJDN een leverancier als verwerker inzet, maakt AJDN passende privacy- en beveiligingsafspraken.
7. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige internationale aanbieders, waaronder OpenAI, Google en Cloudflare, kunnen gegevens in of vanuit landen buiten de EER verwerken. AJDN gebruikt waar vereist een geldig doorgiftemechanisme, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit, het EU-VS Data Privacy Framework voor een gecertificeerde ontvanger of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende maatregelen.
De concrete locatie en waarborgen kunnen per dienst en accountinstelling veranderen. Een verzoek om nadere informatie over de toepasselijke waarborg kan naar info@ajdn.com.
8. Cookies en websiteanalyse
AJDN gebruikt noodzakelijke technieken voor beveiliging, sessies, formulieren en taalkeuze. Complianz bewaart je cookievoorkeur.
De nieuwe website ajdn.com gebruikt Google Analytics (G-L8RTGMPPB2) uitsluitend nadat je toestemming geeft voor statistieken. Zonder deze toestemming wordt Google Analytics niet geladen en worden geen Analytics-metingen naar Google verstuurd. Er zijn op deze website geen Google Ads- of remarketingtags ingeschakeld.
Je kunt statistieken weigeren en de website en contactformulieren blijven gebruiken. Via de cookie-instellingen kun je je keuze later wijzigen of intrekken.
9. Hoe lang bewaart AJDN gegevens?
AJDN bewaart gegevens niet langer dan nodig voor het doel, wettelijke verplichtingen, beveiliging of een redelijk geschilrisico. De volgende uitgangspunten gelden:
| Gegevens | Bewaartermijn of criterium |
|---|---|
| Aanvraag zonder order | Normaal maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij eerder verwijdering wordt gevraagd of langer bewaren nodig is voor een lopend traject of geschil. |
| Formulierkopie in WordPress/Flamingo | Zo kort mogelijk; normaal maximaal 12 maanden na afhandeling. Relevante informatie bij een order wordt onderdeel van het klant-/orderdossier. |
| Order-, contract-, klacht- en servicegegevens | Normaal 5 jaar na afronding, of langer wanneer een wettelijke vordering, garantie of geschil dat vereist. |
| Financiële en fiscale administratie | In beginsel 7 jaar; 10 jaar waar een bijzondere wettelijke bewaarplicht geldt. |
| Productie-, druk-, ontwerp- en borduurbestanden | 5 jaar na de laatste bestelling waarin het bestand is gebruikt. Langer bij een actieve samenwerking of expliciet gevraagd hergebruik; daarna noodzakelijkheidstoets en verwijdering of anonimisering waar passend. |
| AJDN App-account en communicatie | Zolang het account of de samenwerking actief is en normaal maximaal 2 jaar na de laatste activiteit; informatie die onderdeel is van een order volgt de order- of wettelijke termijn. |
| Fulfilment-, verzend- en retourgegevens | Normaal maximaal 2 jaar na afhandeling, tenzij onderdeel van administratie, een lopende samenwerking, vervoersclaim of geschil. |
| Beveiligingslogs | Zo kort als praktisch mogelijk, normaal niet langer dan 12 maanden, behalve bij een beveiligingsincident of wettelijke noodzaak. |
| Toestemmingsbewijs | Zolang nodig om de keuze en naleving aan te tonen, normaal maximaal 5 jaar na verval of intrekking. |
Back-ups kunnen gegevens nog gedurende een beperkte technische rotatieperiode bevatten. Deze worden niet opnieuw voor gewone bedrijfsdoelen gebruikt en worden volgens de back-upcyclus overschreven.
10. Beveiliging en datalekken
AJDN gebruikt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeperking, beveiligde verbindingen, updates, back-ups, server-side geheimen, gescheiden klantaccounts en interne afspraken over bestanden en communicatie. Geen enkele methode is volledig risicoloos.
Wanneer een beveiligingsincident waarschijnlijk risico oplevert voor betrokkenen, onderzoekt AJDN het incident en meldt AJDN dit waar vereist bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen.
11. Jouw privacyrechten
Afhankelijk van de situatie heb je recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Je kunt toestemming voor de toekomst intrekken. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Stuur een verzoek naar info@ajdn.com. AJDN kan aanvullende informatie vragen om identiteit en bevoegdheid vast te stellen, zonder meer gegevens te vragen dan nodig. AJDN reageert in beginsel binnen één maand; bij een complex verzoek kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. Rechten zijn niet absoluut: AJDN kan gegevens moeten behouden door een wettelijke plicht of voor rechtsvorderingen.
12. AI, profilering en geautomatiseerde besluiten
AJDN gebruikt AI om informatie en eerste antwoorden te ondersteunen, niet om zonder menselijke mogelijkheid tot controle besluiten te nemen die voor een persoon juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen hebben. Een medewerker bevestigt bindende prijzen, productieafspraken, kredietvoorwaarden en klachtenbesluiten.
De diensten zijn gericht op bedrijven en volwassen contactpersonen. AJDN richt de website en App niet specifiek op kinderen en vraagt minderjarigen niet bewust om een zelfstandig account of order.
13. Wijzigingen en contact
AJDN kan dit beleid wijzigen wanneer diensten, leveranciers of wetgeving veranderen. De actuele versie en datum staan op deze pagina. Bij een wezenlijke wijziging informeert AJDN actieve gebruikers waar dat redelijk of wettelijk vereist is.
Contact: AJ Designs Nederland / AJDN, Brouwerstraat 34, 2984 AR Ridderkerk · info@ajdn.com · +31 85 130 46 14. Zie ook de algemene voorwaarden.